hoezo! – projectmanagement en congresorganisatie

‘Een evenement is geslaagd als de bezoeker geïnspireerd is’

Sector-winnaar Dienstverlening Groot | 2023

‘In 2001 begon ik mijn eigen projectmanagement & congresorganisatiebureau,’ lacht Caroline van Reenen, ‘met een véél te lange naam.’ Totdat een kennis haar vroeg hóe zij dat dan deed. Nou, gewoon zo, was het antwoord. ‘Dat werd de nieuwe naam van haar kantoor: HOEZO!’ In die meer dan twintig jaar bedacht en organiseerde het bureau al meer dan 1.000 congressen en evenementen.

‘Een congres is een communicatiemiddel, dus een goed congres inspireert, waardoor de deelnemers iets leren, iets voelen en – liefst – iets gaan doen. Wij moeten het congres zó op poten zetten, met boeiende sprekers zijn, de juiste sfeer en het juiste programma, dat het overbrengen van die boodschap het beste lukt.’ HOEZO! is dan ook inhoudelijk én organisatorisch betrokken bij de congressen en evenementen van opdrachtgevers.

Begin op tijd!

Als er iets is dat Van Reenen en haar collega’s benadrukken bij het organiseren van evenementen en congressen, dan is het: ‘begin op tijd’. ‘Op tijd beginnen met het bedenken van je programma levert veel voordelen op. De juiste sprekers en de juiste locatie zijn dan nog beschikbaar en je genodigden hebben nog tijd in hun agenda.’ Er komt veel kijken bij de organisatie van een evenement. ‘Hoe eerder wij voor je aan het werk kunnen gaan, hoe minder stress je daarvan hebt. Wij hebben tenslotte vaker met het bijltje gehakt.’

Snel schakelen in het eigen bedrijf, en voor de klant

In de jaren dat evenementen verboden waren moest Caroline met haar team snel schakelen. ‘Van de ene op de andere dag konden mensen elkaar niet meer bij elkaar komen, maar wilden ze elkaar wel ontmoeten. Dus zijn wij meteen begonnen om online diensten aan te bieden, van korte webinars tot complete congressen.’ Daarvoor hebben zij in eigen kantoor een complete studio met opnameapparatuur en uplinks. ‘Door snel te schakelen hebben wij vele klanten daar ook tijdens ‘corona’ goed mee kunnen helpen. Nu alles weer mag kunnen wij ook goed adviseren over deze nieuwe vorm van bijeenkomsten houden.’

Van klein tot groot, en altijd zoeken naar verbetering

‘Wij hebben opdrachten van klein tot zeer groot. Bij beide willen wij altijd persoonlijk contact houden,’ zegt congresmanager Malou Blankwater, ‘hoe beter wij de opdrachtgever leren kennen, hoe meer wij kunnen anticiperen op zijn wensen.’ Samen met haar collega Nikki Gardenbroek staat ze klanten bij de voorbereiding bij, ‘maar ook op de dag zelf zijn wij paraat om het voor hen zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Zij hoeven over het verloop nooit zenuwachtig te zijn.’

Een opdracht is pas écht afgerond na evaluatie vult Van Reenen aan: ‘Ieder keer evalueren wij het verloop, met de klant, met deelnemers, met bezoekers en intern. Daardoor weten wij steeds beter wat werkt en kunnen wij klanten daarover adviseren.’

Eigen software en een heel grote sprekerslijst

HOEZO! heeft behalve het grote inlevingsvermogen twee extra’s waarmee zij alsmaar meer opdrachtgevers kunnen bedienen: ‘Wij hebben veel contacten opgebouwd met mensen die op hun gebied een verhaal te vertellen hebben. Die kunnen wij makkelijk benaderen als sprekers Daarnaast hebben wij onze eigen software ontwikkeld voor aanmelding en registratie, wat de organisatorische afhandeling véél makkelijker maakt.’

Zolang mensen elkaar willen ontmoeten en elkaar willen inspireren organiseert HOEZO! de perfecte bijeenkomst.