fem systems - service op de eerste plaats

'Muizen, toetsenborden of laptops zo uit de automaat halen'

Dienstverlening Groot | 2024

‘Ministeries, banken, gemeenten en grote winkelketens: wanneer zij voor hun vele werkplekken nieuwe apparatuur aanschaffen, dan komen onze mensen de klant helpen bij het gehele proces: van advisering welke hardware aan te schaffen tot en met op welke manier ze te plaatsen of uit te reiken.’ 

Wanneer broer en zus Jan-Willem en Anne-Marie Koopman hun werk toelichten dan klinkt het heel simpel. Maar dat is het niet. In de loop van bijna 40 jaar heeft het familiebedrijf deze dienstverlening verfijnd, waardoor ze een cruciale rol spelen tussen eindgebruikers, opdrachtgevers en hardware leveranciers. En ook in 2024 zien zij de ruimte voor het doen van verdere innovaties en het opbouwen van mooie relaties met klanten en partners. FEM Systems, ook wel FEM genoemd, richt zich op het inrichten of juist leeghalen of verhuizen van de ICT in panden, het migreren van omgevingen, het vervangen van hardware en accessoires, het aanbieden van tweedelijns of Servicedesk werkzaamheden tot en met het verkopen van oude hardware. En dat zijn nog maar een paar voorbeelden van wat FEM doet. 

Nauwgezette planning 

Wanneer een grote organisatie — vaak via een aanbesteding — een keuze voor nieuwe hardware heeft gemaakt en de inkoop bij de leverancier of fabrikant is gedaan, begint het werk voor FEM. Samen met de klant zetten onze projectleiders, teamleiders, coördinatoren en de gevraagde specialisten de opdracht in detail op. Alle apparatuur komt naar Nieuw-Vennep. Daar worden apparaten geïnventariseerd, getagd, voorzien van software en – vooral – voorzien van een ‘plaatsingsinstructie’. Zo slaan wij twee vliegen in één klap: wij leveren de klant de juiste gegevens aan en wij bereiden de plaatsingsprocedure voor.’ Er wordt in overleg met de klant een nauwkeurige planning opgemaakt, waarbij FEM de klant van goede adviezen kan voorzien, omdat we al veel ervaring hebben opgedaan. De klant kan bij FEM terecht om te helpen met het ontwikkelen van de image, voor het inrichten van de benodigde infrastructuur, maar ook om duizenden gebruikers met behulp van de eigen planningtool tegelijk uit te nodigen voor een afspraak om hun laptop of mobiele telefoon om te wisselen. FEM is weliswaar een ICT bedrijf, maar veel organisaties vergeten de C van communicatie nog vaak. Alle ICT projecten vergen tegenwoordig heel veel elementen die soms ook buiten de harde IT ligt: dit begint bijvoorbeeld met een goede communicatie:  de samenwerking met de comminucatieafdelingen van organisaties is standaard onderdeel van elke opdracht. Dit gaat van handleidingen voorbereiden tot berichtgevingen op intranet samenstellen: FEM kan dit uitstekend uitvoeren samen met de klant, hier komt een partnership echt goed tot ontwikkeling. Maar ook het feit dat een klant bij FEM niet elke dag weer een andere medewerker krijgt toegewezen: dit is vermoeiend en werkt vertragend. Bij FEM richten we ons op dezelfde contactpersoon regelen voor een klant, waarbij de klant een echte band op kan bouwen. Vertrouwd, maar ook zeker gezellig: iedereen werkt niet alleen om zijn rekeningen te kunnen betalen, maar ook om er plezier te hebben, er moet ook gelachen worden! En dat is nu eenmaal gemakkelijker als je een band op kunt bouwen. Uit dit alles blijft toch maar weer: FEM is van alle markten thuis.  

Altijd bereid om iets extra’s te doen

‘FEM is een organisatie die zeker niet van 9 tot 5 werkt: als lid van een familiebedrijf ben je eigenlijk altijd aan het werk en dus ook altijd bereikbaar voor de klant. Wanneer Microsoft of Apple een update doorvoeren die ineens niet goed blijkt te werken, dan kan de klant ook in de avonden, nachten en weekenden bij ons terecht’. Alle medewerkers van FEM Systems staan altijd klaar om zo’n extra vraag ‘ook nog even mee te nemen’. ‘Ook omdat we met goede partners werken, zijn wij ook nog eens in staat om werk uit te laten voeren die buiten onze eigen activiteiten vallen. Er is geen ICT vraag waar wij geen antwoord op weten. De omvang van de projecten worden steeds groter, omdat ook veel klantorganisaties zich samenvoegen om steeds groter aan te besteden of samenwerkingen zoeken om projecten samen te voegen: hierdoor worden ook de opdrachten van FEM steeds omvangrijker. Maar daar zijn we sinds 1986 al doende in meegegroeid. Voor ons is het leuk als we van A tot Z alles kunnen inregelen voor de klant, waarbij we flexibiliteit, efficiëntie en kosten perfect in balans kunnen brengen. Een belangrijk onderscheid tussen ons en andere concurrenten is dat wij onszelf niet als een pure leverancier van diensten zien, maar als een partner: we gaan verder dan alleen maar leveren wat gevraagd is: we willen heel graag met de klant meedenken, de klant van goede adviezen voorzien (die overigens niet altijd voor ons het meeste oplevert) en vooral een lange termijnrelatie opbouwen. We hebben klanten die al vanaf de oprichting bij ons diensten afnemen en dat maakt het voor ons ook bijzonder: niet alleen de klanten, maar ook de leveranciers van de hardware en accessoires en wij als dienstverlener, moeten er profijt van hebben: als de drie-eenheid plezier heeft, krijgt wat verwacht wordt en tevreden is aan het einde van een traject, dan krijg je de beste resultaten. Je moet nooit gaan voor de korte termijn en maximale winsten, dat is niet ons doel: we willen dat elke partij in zo’n samenwerking een goed gevoel heeft en blijft houden en er dan ook vol enthousiasme voor kiest om ook de volgende aanbesteding of opdracht met ons te willen uitvoeren. 

Ontwikkelingen volgen in de markt

Om zolang in de ICT werkzaam te kunnen zijn, moet je je ook blijven ontwikkelen en met de klanten mee kunnen bewegen. De markt staat niet stil: 

• er zijn nog steeds veel ontwikkelingen op het gebied van thuiswerkplekken
• gebruikers hebben steeds meer behoefte aan het zelf kunnen regelen van zaken en dan ook nog eens 24/7 en zo automatisch en efficient mogelijk
• organisaties willen weten wat de laatste ontwikkelingen op het gebied van AI of Vending Machines zijn

FEM moet bijblijven. En het mooie is, dit heeft FEM ook altijd samen met kundige partners kunnen doen. FEM wil daarbij de lead nemen en het vaste contact zijn voor de klant, zodat deze volledig ontzorgd kan worden. De klant weet dat je niet alles zelf kunt doen, maar het organiseren ervan en de eindverantwoordelijkheid nemen, dat kan FEM heel goed.

Als laatste is de filosofie van FEM ook mooi om te noemen: de achterliggende gedachte van FEM is, dat directieleden en managers tot en met de magazijnmedewerkers en de ontwikkelaars een keer met elkaar moeten samenwerken: elke medewerker dient te ervaren wat de activiteiten zijn, of dit nu een keer imagen van MacBooks is of het op locatie uitzoeken waar de goederen in een pand binnen moeten komen en opgslagen dienen te worden. ‘ Ook ik weet hoeveel tijd en moeite het kost om 34 inch curved monitoren uit te pakken en zo verpakkingsloos mogelijk bij de klant te krijgen, dat is wat je pas leert als je het zelf een keer hebt gedaan’ , zegt Jan-Willem. En ook dat er veel meetings nodig zijn om projecten goedgekeurd te krijgen en op te zetten, is iets wat een magazijnmedewerker soms ook moeten meekrijgen, pas dan krijgen alle medewerkers respect voor elkaar en voor elkaars werk. Dit is iets wat wij van onze ouders (de oprichters) mee hebben gekregen.

---

Contactgegevens van FEM Systems B.V.

Drachmeweg 10
2153 PA Nieuw-Vennep

• Bel: 0235571616 • E-mail: [email protected] • Website: femsystems.nl